PBCU kritisch over voorkeursmodel bibliotheekwerk

De Stuurgroep Modernisering Utrechts Bibliotheekwerk heeft in februari een voorkeursmodel gepresenteerd. De PBCU reageert bij monde van Chris Wiersma en Frank Dales kritisch op het voorstel voor de nieuwe vormgeving van het bibliotheekwerk.

De stuurgroep gaat uit van een netwerk van acht basisbibliotheken. De onderlinge samenwerking zal zich vooral richten op de gezamenlijke uitvoering van back-officetaken. De stuurgroep stelt onder andere voor een nieuwe organisatie in het leven te roepen: de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken (SUB). Deze organisatie zal geld van de provincie krijgen en raamcontracten afsluiten met leveranciers over collectief uit te voeren back-officetaken.

De zogeheten stelseltaken, back-officetaken die faciliterend zijn voor de bedrijfsvoering van de regionale bibliotheken, komen in handen van een vaste leverancier. Het gaat daarbij om taken als ICT-technische infrastructuur en bibliotheeksystemen, transport, en het faciliteren van de productontwikkeling. De stuurgroep stelt voor dat de Serviceorganisatie die uit de huidige PBCU zal ontstaan, de vaste leverancier wordt. Het voorstel van de stuurgroep is inmiddels voorgelegd aan de bibliotheken, gemeenten en de PBCU. Zij kunnen tot 1 mei reageren waarna de stuurgroep een definitief model zal voorleggen aan de provincie.

Chris Wiersma, directeur van de PBCU, kan zich vinden in de hoofdlijnen van het model, al mist dat volgens hem concrete doelstellingen en een heldere visie. "Waar willen we heen met het Utrechtse bibliotheekwerk? Dat staat niet in het model. Dan kun je ook niet beoordelen welke middelen je moet inzetten." Daarnaast mist Wiersma aandacht voor de noodzaak van gezamenlijke inspanningen. "Na een aantal moeilijke jaren heeft het Utrechts bibliotheekwerk te kampen met een relatieve achterstand. Daarom is er een flinke, vooral collectieve inspanning en een sterke Serviceorganisatie nodig."

Sterk afgeperkt

Volgens Frank Dales, voorzitter van de Raad van Toezicht van de PBCU en tevens burgemeester van Breukelen, is het model vooral de neerslag van een structuurdiscussie. "Je moet echter eerst je doelstellingen helder hebben en op basis daarvan een structuur ontwerpen. Het lijkt alsof de stuurgroep de omgekeerde weg bewandelt." Verder mist Dales de samenhang met de provinciale Cultuurnota, waar het model straks onderdeel van wordt. De integratie met de Cultuurnota moet volgens hem consequenties hebben voor de positie en inrichting van de Serviceorganisatie. "Je moet bijvoorbeeld proberen partners verbanden te laten aangaan, zodat je synergie krijgt. Het bibliotheekwerk mag geen toko op zich worden."

Dales constateert dat er bij de opzet van de nieuwe Serviceorganisatie "al bij voorbaat hekken zijn geplaatst", die hij het liefst meteen zou afbreken. "De taken van de nieuwe organisatie zijn sterk afgeperkt. Wij vinden dat het takenpakket dat de stuurgroep voorstelt, een minimumpakket moet zijn." De Serviceorganisatie moet volgens hem meer ruimte krijgen voor inhoudelijke en ontwikkelingstaken. "Dat is niet alleen in het belang van de organisatie, maar vooral in het belang van het veld. Het is niet goed als iedere bibliotheek zelf het wiel moet uitvinden."

Administratiekantoor

De PBCU zeult volgens Dales nog steeds de last van het verleden mee. De afgelopen jaren was de organisatie op sterven na dood. "We moeten de hand in eigen boezem steken, net als een aantal partners overigens. We hebben grote moeite gehad om een goede dienstverlening te bieden. Maar dankzij de betrokkenheid van de medewerkers en forse investeringen, gaat de kwaliteit met sprongen omhoog. De waardering van het veld en de provincie groeit. We worden elke dag beter, maar het kost tijd."

Op basis van de ervaringen uit het verleden kan Wiersma zich voorstellen dat basisbibliotheken taken als productontwikkeling naar zich toe willen trekken. "Ik verwacht echter dat de meeste bibliotheken niet in staat zijn zulke taken zelf te verrichten. De stedelijke bibliotheek Utrecht is waarschijnlijk de enige die hiervoor voldoende schaal heeft." Ook Dales voorziet problemen. "Als basisbibliotheken zulke taken op zich nemen, zal de Serviceorganisatie zich moeten beperken tot uitvoerende taken en langzaam wegkwijnen. Tegen de tijd dat de basisbibliotheken beseffen dat ze voor productontwikkeling toch een Serviceorganisatie nodig hebben, zal die nauwelijks méér zijn dan een administratiekantoor. Veel kennis is dan verloren gegaan en wil je de patiënt nog reanimeren, dan leidt dat tot hoge kosten en veel frustratie. Ik ben ervan overtuigd dat de basisbibliotheken hun takenpakket onnodig en misschien zelfs onverantwoord verzwaren als ze zich ook met productontwikkeling gaan bezighouden."

Volgens Wiersma is het essentieel dat de nieuwe Serviceorganisatie niet alleen uitvoerder wordt, maar ook initiatiefnemer. "We willen pro-actief en klantgericht werken. Dat laatste betekent niet dat je klakkeloos biedt wat je klanten vragen, maar dat je met hen meedenkt over de beste oplossing. Die vorm van partnership is voor ons essentieel."

Goodwill

Wiersma en Dales maken zich bovendien zorgen over de financiële basis van de nieuwe Serviceorganisatie. Veel andere PBC's kunnen een deel van hun overhead afwentelen op de provincie. Wiersma: "Dat zal in Utrecht waarschijnlijk niet het geval zijn zodat we vanaf het begin een concurrentieachterstand hebben." Daarom moet de Serviceorganisatie volgens Dales de rol van preferred supplier krijgen. "Het risico bestaat dat de Utrechtse bibliotheken hun producten buiten de provincie gaan halen omdat die daar goedkoper zijn. Als de Utrechtse Serviceorganisatie daardoor verdwijnt, verdwijnt ook de concurrentie en kunnen die andere leveranciers vragen wat ze willen."

Als de stuurgroep de kritiek van de PBCU niet ter harte neemt, zal de Serviceorganisatie in het uiterste geval ontmanteld worden, zegt Wiersma. "Zover zijn we echter niet. Ons uitgangspunt is dat de Serviceorganisatie nodig is. Over de precieze invulling ervan kunnen we praten." Dales is in elk geval "blij dat de provincie en het veld bereid zijn met andere ogen naar de PBCU te kijken. Het getuigt van inzicht en lef om te zeggen: 'De slechte periode ligt achter ons. De PBC zit in een veranderingstraject en boekt goede resultaten.' Dat geeft me het vertrouwen dat we voldoende goodwill hebben om een nieuwe start te mogen maken." Wiersma: "Ook de gedeputeerde heeft duidelijk gemaakt dat hij het bibliotheekwerk belangrijk vindt en erin wil investeren. Dat is een veel betere uitgangspositie dan een aantal jaren geleden. Dus dit is het moment om een impuls te geven aan de kwaliteit en het rendement van het Utrechts bibliotheekwerk. En daaraan leveren wij graag een bijdrage."